SmartDox
Suite de gestión documental: los documentos entran, circulan entre responsables y se firman electrónicamente sin salir del sistema. Al final no queda un archivo suelto: queda un expediente con rastro. Cada institución lo despliega con el nombre que quiera darle.
Suite de gestión documental con la firma dentro del circuito
El problema
El documento se manda por correo, alguien lo imprime para firmarlo, lo escanea y lo devuelve. En ese viaje se pierde el orden de las versiones, nadie sabe en qué escritorio está parado, y la única prueba de quién aprobó qué es un PDF con una imagen pegada encima.
Cómo lo resuelve
SmartDox mete el circuito completo dentro del sistema. El documento tiene una ruta y unos responsables declarados, avanza de estado en estado, y la firma electrónica es un paso más del recorrido —no un desvío a la impresora. Cada institución trabaja en su propio espacio, y todo movimiento queda registrado: quién, qué y cuándo. SmartDox es el nombre del producto; el nombre con el que sale a la pantalla lo elige quien lo va a usar.
La pantalla real
Cómo lo resuelve
Lo que entra
El circuito, dentro del sistema
- revisión por etapa
- firma electrónica
- control de versiones
- registro de cada movimiento
Lo que queda
- expediente cerrado
- con rastro de quién y cuándo
Qué hace
Firma electrónica
Firmar es un paso del circuito, no una salida del sistema. El documento firmado queda asociado a su expediente, no suelto en un correo.
Varias instituciones, un sistema
Cada institución entra a su propio espacio, con sus usuarios y sus documentos separados de los del resto.
Ciclo de vida con responsables
Cada documento tiene una ruta declarada y responsables por etapa. En cualquier momento se sabe en qué estado está y de quién depende que avance.
Trazabilidad
Todo movimiento queda registrado con autor y fecha, de modo que el expediente explica su propia historia sin depender de la memoria de nadie.
El nombre lo pone quien lo usa
SmartDox es nuestro nombre interno. Cada implantación sale con la marca de la institución que la opera, y esa marca es suya: nosotros no la reutilizamos con nadie más.
Para quién es
Instituciones y empresas con volumen de documentos que necesitan aprobación formal y respaldo de quién firmó qué, y para las que imprimir-firmar-escanear ya dejó de ser viable.
Construido con
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